PENGORGANISASIAN ( ORGANIZING)

A.      PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

Pengorganisasian adalah langkah untukmenetapkan, menggolongkan dan mengatur berbagai macam kegiatan, menetapkan tugastugas pokok, wewenang dan pendelegasian wewenang oleh pimpinan kepada staf dalam rangka mencapai tujuan organisasi.Berdasarkan defenisi tersebutmaka Fungsi pengorganisasian merupakan alat untuk memadukan (sinkronisasi) dan mengatur semua kegiatan yang ada kaitannya dengan personil, finansial, materil dan tata cara untuk mencapai tujuan organisasi yang telah disepakati bersama.

Istilah pengorganisasian mempunyai  berbagai macam pengertian. Istilah tersebut dapat digunakan untuk menunjukkan hal-hal berikut ini :

1.   Cara manajemen merancang struktur formal untuk penggunaan yang paling efektif   sumber daya- sumberdaya keuangan phisik,bahan baku,dan tenaga kerja organisasi.

2. Bagaimana organisasi mengelompokkan kegiatan-kegiatannya ,dimana setiap pengelompokan diikuti dengan penugasan seorang manajer yang diberi wewenang untuk  mengawasi anggota-anggota kelompok.

3.      Hubungan antara fungsi-fungsi, jabatan-jabatan,tugas-tugas dan para karyawan.

4. Cara dalam mana para manajer membagi lebih lanjut tugas-tugas yang harus dilaksanakan dalam departemen mereka dan mendelegasikan wewenang yang diperlukan untuk mengerjakan tugas tersebut. Pengorganisaian merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, mengelompokkan dan mengatur serta membagi tugas-tugas ata pekerjaan di antara para anggota organisasi,agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

B.       PROSEDUR DALAM PROSES PENGORGANISASIAN

1.   Pemerincian seluruh pekerjaan yang harus dilaksanakan untuk mencapai tujuan organisasi.

2. Pembagian beban pekerjaan total menjadi kegiatan-kegiatan yang secara logic dapat dilaksanakan oleh satu orang. Pembagian kerja sebaiknya tidak terlalu berat sehingga tidak dapat diselesaikan,atau terlalu ringan sehingga ada waktu mengganggur, tidak efisien dan terjadi biaya yang tidak perlu.

3.  Pengadaan dan pengembangan suatu mekanisme untuk menkoordinasikan pekerjaan pra anggota organisasi menjadi kesatuan yang terpadu dan harmonis. Mekanisme pengkoordinasian ini akan membuat para anggota organisai menjadi perhatiannya pada tujuan organisasi dan mengurangi ketidak efisienan dan konflik-konflik yang merusak.

Pelaksanaan proses pengorganisasian yang sukses akan membuat suatu organisasi dapat mencapai tujuananya. Proses ini akan tercermin pada struktur organisasi, yang mencakup aspek-aspek penting organisasi dapat mencakup aspek-aspek penting organisasi dan proses pengorganisasian yaitu :

1.      Pembagian kerja

2.      Departementalisasi(atau sering disebut dengan istilah departementasi)

3.      Bagan organisai formal

4.      Rantai perintah dan kesatuan perintah

5.      Tingkat-tingkat hirarki manajemen

6.      Saluran komunikasi

7.      Pengguna komite

8.      Rentang manajemen dan kelompok-kelompok informal yang dapat dihindarkan.

C.      STRUKTUR ORGANISASI

Struktur organisasi dapat didefinisikan sebagai mekanisme-mekanisme formal dengan mana organisasi yag dikelola. Struktur organisasi menunjukkan kerangka dan susunan perwujudan pola tetap hubungan- hubungan di antara fungsi-fungsi,bagian-bagian atau posisi, maupun orang-orang yang menunjukkan kedudukkan,tugas wewenang dan tanggungjawab yang berbeda-beda dalam suatu organisasi. Struktur ini mengandung unsur-unsur spesialisasi kerja,standarisasi,koordinasi,sentralisasi,atau desentralisasi dalam pembuatan keputusan dan besaran(ukuran) satuan kerja.

Faktor-faktor utama yang menentukan perancangan struktur organisasi adalah sebagai berikut :

1. Strategi organisasi  untuk mencapai tujuannya. Dimana strategi akan menjelaskan bagaimana aliran wewenang dan saluran komunikasi dapat disusun di antara para manajer dan bawahan. Aliran kerja sangat di pengaruhi strategi,sehingga berubah maka struktur organisasi juga berubah.

2.  tekhnologi yang digunakan. Contoh perusahaan mobil memerlukan tingkat standarisasi dan spesialisasi yang lebih tinggi di banding industry pakaian.

3.    Anggota(karyawan) dan orang-orang yang terlibat dalam organisasi.

4.    Ukuran organisasi,yang apabila semakin besar ukuran organisasi,struktur organisasi akan semakin kompleks dan harus di pilih bentuk struktur yang tepat.

D.    UNSUR-UNSUR STRUKTUR ORGANISASI

1.   Spesialisasi kegiatan berkenaan dengan spesifikasi tugas-tugas individual dan kelompok kerja dalam organisasi (pembagian kerja) dan penyatuan tugas-tugas tersebut menjadi satuan-satuan kerja(departementalisasi).

2.  Standardinasi kegiatan ,merupakan prosedur-prosedur yang dugunakan organisasi untuk menjamin terlaksananya kegiatan seperti yang direncanakan.

3.  Koordinasi kegiatan, menunjukkan prosedur-prosedur yang mengintregasikan fungsi-fungsi satuan-satuan kerja dalam organisasi.

4.    Sentralisasi dan desentralisasi pembuatan keputusan yang menunjukkan lokasi kekuasaan pembuatn keputusan.

5.    Ukuran satuan kerja menunjukkan jumlah kariyawan dalam suatu kelompok kerja.

Tiang dasar pengorganisasian adalah prinsip pembagian kerja (division of labor). Yang meemungkinkan sinergi terjadi. Untuk mengembangkan fungsi pengorganisasian, seorang manajer dapat mengetahui pembagian tugas untuk per orangan dan kelompok,hubungan organisatoris antar manusia yang menjadi anggota dan staf sebuah organisasi,pendelegasian wewenang, serta pemanfaatan dan fasilitas fisik yang dimiliki organisasi.Kualifikasi personalia yang rendah digunakan dan latihan jabatan lebih mudah.Gerakan-gerakan dan perpindahan yang percuma dari komponen pekerjaan yang besar diminimumkan. Lebih dari itu,pembagian kerja mengarahkan penanaman pada peralatan dan mesin-mesin yang efisien untuk meningkatkan produktifitas.

Namun apabila pembagian kerja dilakukan secara ekstrim maka akan menimbulkan kebosanan,keletihan,monoton dan kehilangan motivasi yang dapat menghasilkan ketidak efisienan dan bukan efisiensi.

E.     BAGAN STRUKTUR ORGANISASI FORMAL

Bagan organisasi memperlihatkan susunan fungsi-fungsi,departemen-departemen,atau posisi-posisi organisasi dan menunjukkan bagaimana hubungan di antaranya. Satuan-satuan organisasi yang terpisah biasanya digambarkan dalam kotak-kotak,dimana di hubungkan satu dengan yang lain dengan garis yang menunjukkan rantai perintah dan jalur komunikasi formal.

 Bagan organisasi menggambarkan lima aspek utama suatu struktur organisasi,yang secara ringkas dapat di uraikan sebagi berikut :

1.  Pembagian kerja(setiap kotak menunjukkan individu atau kelompok yang bertanggung jawab)

2. Manajer dan bawahan atau rantai perintah(menunjukkan hubungan wewenang dan tanggungjawab yang menghubungkan atasan dan bawahan)

3.    Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

4.    Pengelompokan segmen-segmen pekerjaan(departementalisasi)

5.    Tingkatan manajemen(menunjukkan keseluruhan hirarki manajemen)

Seberapa luas tingkat spesialisasi kerja dalam organisasi dapat di perkirkan dengan membaca label-label yang menunjukkan pekerjaan-pekerjaan yang berbeda dan bagaimana tugas-tugas dikelompokkan. Garis menunjukkan rantai perintah  yang merupakan aspek kunci koordinasi dalam setiap organisasi,tetapi tanpa informasi tambaha akan menimbulkan gambar yang tidak jelas.

Kelemahan atau kekurangan utama bagan adalah masih banyak hal-hal yang tidak jelas atau tidak di tunjukkan. Bagan, sebagai contoh tidak menunjukkan seberapa besar tingkat wewenang dan tanggung jawab setiap tingkatan manajerial. Bagan juga tidak menunjukan hubungan-hubungan informal dan saluran komunikasi,dimana organisai tidak dapat berfungsi secara efisien.

Dengan pembagian wewenang dapat dibedakan berbagai tipe organisasi yaitu:

1.   Wewenang lini (Linie authority) yaitu wewenang yang mengalir secara vertikal. Pelimpahan wewenang dari atas ke bawah dan pengawasan langsung oleh pemimpin kepada staf yang menerimanya.

2.   Wewenang staf (Staf authority) yaitu wewenang yang mengalir ke samping yaitu wewenang yang diberikan kepada staf khusus untuk membantu melancarkan tugas staf yang diberikan wewenang lini. Wewenang staf diberikan karena ada spesialisasi adanya tugastugas menejerial yang terkait dengan fungsi staf seperti pengawasan, pelayanan kepada staf, atau penasihat.

3. Wewenang staf dan lini .Perpaduan antara wewenang lini dan staf merupakan bentuk struktur organisasi yang paling umum saat ini. Bentuk organisasi kelihatan kompleks tetapi sesungguhnya adalah pengembangan dari bentuk lini dan staf.

Bentuk-bentuk Bagan Organisasi

Menurut henry G Hodges, terdapat empat bentuk bagan organisasi, yaitu :

1.  Bentuk pyramid. Bentuk ini yang paling banyak digunakan karena sederhana,jelas dan mudah di mengerti.

2.   Bentuk vertical. Bentuk vertical agak menyerupai bentuk pyramid, yaitu dalam pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah.hanya bagan vertical berwujud tegak sepenuhnya.

3.    Bentuk horizontal,dimana wewenang dan tanggungjawab di gambarkan dari kiri ke kanan.

4.  Bentuk lingkaran,bagan in menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan lain.

F.     KELOMPOK-KELOMPOK KERJA ORGANISASI FORMAL DAN INFORMAL

Organisasi Formal

   Organisasi mempunyai tiga tipe utama kelompok-kelompok kerja formal : kesatuan tugas khusus,panitia,dan dewan atau komisi. Kesatuan tugas khusus(task forces). Kesatuan tugas khusus atau tim proyek di bentuk untuk menangani suatu masalah atau tugas khusus. Kesatuan ini keberadaannya hanya sampai tugas diselesaikan atau masalah di pecahkan.Kesatuan tugas biasanya di bentuk untuk menangani masalah-masalah dan tugas-tugas yang kompleks dan melibatkan beberapa satuan kerja organisasi.Biasanya meliputi para wakil (atau para pembuat keputusan) dari satuan-satuan organisasi, ditambah para ahli yang secara teknis diperlukan untuk menangani masalah atau tugas.

Panitia tetap(standing committees) dan panitia ad hoc. Poanita tetap atau structural adalah bagian tetap dari structural suatu organisasi yang dibentuk guna menangani tugas yang ada dalam organisasi.panitia disini memiliki tugas untuk membuat rekomendasi formal kepada manajer tingkata atas atau mempunyai wewenang untuk membuat keputusan sendiri bagi suatu kegiatan organisasi yang terbatas.

Tujuan terbentuknya panitia manajemen terutama adalah untuk mengkoordinasikan dan mempertukarkan informasi,memberi saran manajemen puncak, atau bahkan membuat keputusan-keputusan sendiri.

Panitia ad hoc Imempunyai tugas yang sama dengan panitia tetap namun sifatnya tidak tetap.

Dewan dan komisi.Dewan(boards) dibentuk  dari individu-individu yang dipilih atau di tugaskan untuk mengelola suatu organisasi masyarakat atau swasta. Sebagai contoh,dewan direktur suatu perusahaan,menetapkan tujuan dan kebijaksanaan kebijaksanaan tersebut,dan meninjau kembali jalannya perusahaan.

Organisasi Informal

   Salah satu bagian penting organisasi adalah pengelompokkan informal dan hubungan-hubungan pribadi yang dapat lebih berpengaruh disbanding hubunganihubungan formalsepeti yang ditunjukkan pada bagan organisasi.Organisasi informal memainkan peranan penting dalam dinamika perilaku organisasi. Perbedaan pokok antara organisasi formal dan informal adalah bahwa organisasi formal mempunyai tujuan,struktur dan pola hubungan kerja yang teratur melalui manajemen,organisasi informal berdiri di atas struktur yang tidak jelas,fleksibel,sukar didefinisikan,keanggotaannya sulit ditentukan dan pola hubungan di antara para anggota tanpa tujuan yang khusus. Agraris mengemukakan 4 (empat) bidang utama di mana organisasi formal dan informal berbeda :

1.   Hubungan-hubungan antar pribadi. Dalam organisasi formal hubungan-hubungan antara orang-orang di gambarkan jelas,sedangkan dalam hubungan-hubungan informal sangat tergantung pada kebutuhan-kebutuhan mereka.

2.    Kepemimpinan. Para pemimpin dirancang dan ditentukan dalam formal serta muncul dan ditentukan  dalam formal  serta muncul dan dipilih dalam informal.

3.  Pengendalian perilaku. Organisasi formal mengendalikan perilaku karyawan melalui  penghargaan  dan hukuman, sedangkan kelompok-kelompok informal mengendalikan pada anggota dengan pemenuhan kebutuhan.

4.  Ketergantungan. Karena kapisitas pemimpin formal terlegkap pada penghargaan dan hubungan ,bawahan-bawahan lebih tergantung daripada para anggota suatu kelompok informal.

Walaupun ada perbedaan-perbedan tersebut, adalah suatu  kesalahan bila menganggap kelompok formal dan informal sebagai dua kesatuan organisasi yang terpisah. Keduanya hidup berdampingan dan tidak dapat di pisahkan. Setiap organisasi formal selalu mempunyai organisasi informal,dan setiap organisasi  informal berkembang dalam berbagai tingkatan organisasi formal.

Fungsi-fungsi yang dilaksanakan kelompok informal :

1. Menetapkan,memperkuat,dan meneruskan norma-norma dan nilai-nilai social-budaya penting para anggota kelompok.

2. Memberikan dukungan terhadap tujuan organisasi dan bantuan terhadap pelaksanaan tugas manajer.

3.    Menstimulasi komunikasi efektif dan dinamik sebagai alat komunikasi tambahan,dan

4.    Memberikan kepuasan dan status social kepada para anggota yang tidak dapat  diberikan oleh organisasi formal.

Masalah yang disebabkan oleh kelompok informal adalah mereka menciptakan konflik, mendorong penolakan terhadap perubahan,menghidupkan dan menyebarkan desas-desus dan mengembangkan keseragaman di antara para angggota,termasuk pembatasan pelaksanaan kegiatan.

Sikap manajemen terhadap organisasi informal. Kelompok-kelompok informal tidak dapat terhindarkan kehadirannya dan manajemen akan melakukan tindakan sia-sia bila mencoba menentang dan menghapuskannya.karena hal ini akan menimbulkan konflik terus menerus. Maka sikap manajemen yang baik adalah memahami,mencari persesuaian dan melakukan kerjasama yang saling menguntungkan dengan kelompok-kelompok informal.manajemen organisasi formal lebih memusatkan perhatian untuk memelihara kesatuan untuk pencapaian tujuan organisasi  dan organisasi informal memberikan kepaduan,kerjasama,dan kepuasan social bagi para anggota organisasi.

G.    DEPARTEMENTALISASI

Efisiensi aliran pekerjaan tergantung pada keberhasilan integrasi satuan satuan yang bermacam-macam dalam organisasi. Pembagian kerja dan kombinasi tugas seharusnya mengarah ke tercapainya struktur-struktur departemen dan satuan-satuan kerja.Cara dimana organisasi dapat memutuskan pola organisasi yang akan digunakan untuk mengelompokkan kegiatan-kegiatan yang bermacam-macam untuk dilaksanakan. Beberapa bentuk departementalisasi yang akan dibicarakan berikut ini adalah atas dasar fungsi,produk atau jasa,wilayah,langganan,proses atau peralatan,waktu,pelayanan,alpha numerical,proyek dan matriks.

Departementalisasi Fungsional

Departementalisasi fungsional mengelompokkan fungsi-fungsi yang sama atau kegiatan-kegiatan sejenis untuk membentuk suatu satuan organisasi. Semua individu yang melaksanakan fungsi yang sama di kelompokkan bersama,seperti seluruh personalia penjualan,akutansi,programmer computer dan sebagainya.

Kebaikan utama pendekatan fungsional adalah bahwa pendekatan ini menjaga kekuasaan dan kedudukan fungsi-fungsi utama,menciptakan efisiensi melalui spesialisasi,memusatkan keahlian organisasi dan memungkinkan pengawasan manjemen puncak lebih ketat terhadap fungsi-fungsi. Pendekatan ini cocok untuk lingkungan yang stabil serta memerlukan koordinasi internal yang minimum,membutuhkan lebih sedikit ketrampilan dasar pribadi dan meminimumkan duplikasi personalia dan peralatan dari segi biaya.

Kelemahan struktur fungsional adalah struktur ini bisa menimbulkaan konflik antar fungsi-fungsi,menyebabkan kemacetan-kemacetan pelaksanaan tugas yang berurutan,memberikan tanggapan lebih lambat terhadap perubahan ,hanya memusatkan pada kepentingan tugas-tugasnya,dan menyebabkan para anggota berpandangan lebih sempit serta kurang inovatif.

Departementalisasi Divisional

Banyak perusahaan besar dengan banyak jenis produk,di organisasikan menurut struktur organisasi divisional. Bila departementalisasi perusahaan menjadi terlalu kompleks dan tidak praktis bagi struktur fungsional,manajer perlu membentuk divisi-divisi semi otonomi diman setiap divisi merancang,memproduksi dan memasarkan produknya sendiri.

Organisasi divisional dapat mengikuti pembagian divisi-divisi atas dasar produk,wlayah(geografi),langganan,dan proses atau peralatan.

Struktur organisasi divisional atas dasar produk. Setiap departemen bertanggungjawab atas suatu produk atau sekumpulan produk adalah pola logik yang dapat diikuti bila jenis-jenis produk mempunyai tekhnologi pemrosesan dan metode-metode pemasaran yang sangat berbeda satu dengan yang lain dalam organisasi.

Struktur organisasi divisional atas dasar wilayah yaitu pengelompokan kegiatan-kegiatan menurut tempat dimana operasi berlokasi atau dimana satuaan-satuan organisasi menjalankan kegiatannya.

Struktur organisasi divisional atas dasar langganan, adalah pengelompokkan kegiatan-kegiatan yang di pusatkan pada penggunaan produk atau jasa tertentu yang terutama di gunakan dalam pengelompokan kegiatan kegiatan penjualan dan pelayanan.

Struktur organisasi divisional atas dasar proses dan peralatan, yaitu pengelompokan kegiatan atas dasar proses atau peralatan produksi yang sering digunakan dalam departemen produksi.

Kebaikan organisasi divisional

1.      Koordinasi yang sesuai

2.      Menempatkan pengembangan dekat dengan dengan lingkungan

3.      Tanggungjawab yang jelas

4.      Kepala eksekutif bebas untuk membuat keputusan

5.      Cocok untuk lingkungan yang ceoat berubah

6.      Mempertahankan spesialisasi setiap fungsional devisi

7.      Tempat latihan yang baik bagi para manajer strategic

Kelemahan organisasi divisional

1.      Menyebabkan berkembangnya persaingan

2.     Masalah seberapa besar delegasin wewenang yang diberikan kepada manajer-manajer divisi

3.  Masalah kebijaksanaan dalam alokasi sumberdaya dan distribusi biaya overhead perusahaan

4.      Menimbulkan tidak konsistennya kebijaksanaan antar devisi

5.      Masalah duplikasi sumberdaya dan peralatan yang tidak perlu.

Organisasi proyek dan matriks

Bentuk ini merupakan tipe departementalisasi campuran (hybrid design).Kedua struktur organisasi ini tersusun dari satu atau lebih tipe-tipe departementalisasi lainnya.Struktur proyek dan matriks bermakhsud ujtuk mengkombinasikan kebaikan-kebaikan kedua tipe desain fungsional dan divisional dengan menghindarkan kekurangannya.

Struktqp organisasi proyek,menyangk5t pembentdkan tim-tim,spesialis yang di per,ukan untuK mencapai tujuan Khusus.

Struktur organisasi matriks,sama dengan Struktur organisasi matriks  namun para karyawan mempunyai dua atsan sehinega mereka berada di bawah dua wewe.ang.

Kebaikan organisasi matriks

1.      Memaksimumkan efisiensi penggunaan manajer fungsional

2.      Mengembangkan keterampilan kariyawan

3.      Melibatkan,memotivasi serta menantang kariyawan terhadap masalah perusahaan

4.      Memberikan fleksibelitas perusahaan

5.      Menstimulasi kerjasama

6.      Membebaskan manajemen puncak untuk perencanaan

Kelemahan organisasi matriks

1.      Pertanggungjawaban ganda

2.      Memerlukan koordinasi horizontal dan vertical

3.      Memerlukan lebih banyak keterampilan

4.      Mendorong pertentangan kekuasaan

5.      Mengandung resiko timbulnya perasaan anarki

6.      Sangat mahal untuk di implementasikan

Sekolah Tinggi Ilmu Ekonomi Solusi Bisnis Indonesia

Daerah Istimewa Yogyakarta

Digus Hanggariksa Putra

Class Bussines Reg. Sore_Manajemen

SEMOGA BERMANFAAT